機構編制檔案是記載機構編制歷史沿革的重要載體，是機構編制管理工作的真實記錄，做好檔案管理工作對做好機構編制管理工作具有重要的現實意義和長遠的歷史意義。為踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的使命責任，進一步提升機構編制檔案管理水平，保證檔案資料的系統性和完整性，全椒縣委編辦以“規范化、數字化、責任化”建設為抓手，通過分類管理、數字管理、專人管理，扎實做好機構編制檔案管理工作。
積極推進工作規范化、做優分類管理。一是秉承“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的理念，按照應存盡存的原則，對全椒縣委編辦成立以來的機構編制事項、事業登記管理所有檔案實行統一管理。二是嚴格按照《檔案法》及實施條例和文書檔案歸檔范圍等規定，分10年、30年、永久保存三種保存期限和上級文、本級文、機構文、人員文等多種類型對檔案進行分類歸檔、專柜存放，實現精準化管理，確保檔案整齊、準確、規范、完整。
扎實完善檔案數字化、做強數字管理。一是著眼提高檔案電子化管理水平和查閱利用便利化，對機構編制紙質檔案（涉密文件除外）進行數字化轉換。經過分類整理、編排序號、目錄錄入、圖像掃描等工序，打造“電子標簽”，讓檔案具有專屬的“身份證號”，形成機構編制“數字檔案”。二是依托清晰的檢索目錄，通過單位檢索、文號檢索、日期檢索、標題檢索等多種方式，做到“數據精準”、“查閱快速”、“內容全面”，大力提升了機構編制檔案管理的信息化水平和工作效率。
始終聚焦安全責任化，做好專人管理。一是為方便檔案的存放和使用，單獨配備一間檔案室并嚴格按照檔案室建設標準，購置了計算機、掃描儀、密集手搖檔案柜、檔案盒等設備，完善檔案資料保管硬件設施。二是不斷筑牢檔案管理“安全防線”和保密意識，全面推行檔案管理責任制，明確主要領導、分管領導和管理人員職責，做到職責任務明確到崗、落實到人，切實壓緊壓實管理責任。嚴格執行檔案借閱登記保密制度，堅持“誰查詢、誰使用、誰負責”的原則，確保檔案管理安全，為機構編制工作提供堅強保障。
