為充分發揮檔案管理效能，切實做好機構編制各類材料檔案的收集、整理和歸檔，含山縣委編辦扎實開展檔案管理工作，為機構編制工作提供有力支撐。
一是強化組織領導，完善管理機制。制定《機關檔案管理制度》、《機關公文處理辦法》，明確文件檔案管理各環節責任主體，建立由分管領導牽頭、股室負責人主抓、檔案管理員落實的三級責任體系，增強工作人員的責任意識，確保檔案管理工作有序推進。
二是規范收歸整理，確保檔案質量。制定《縣委編辦機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表“三合一”制度》，按照縣檔案館要求，以年度為基本單位整理檔案，從內容上劃分為行政檔案、業務檔案、財務檔案三個歸檔范圍，從性質上劃分為永久、30年、10年三種保管期限。在整理過程中，對每份文件進行嚴格審核，確保文件內容完整、格式規范、簽字蓋章齊全；運用專業檔案整理工具，對文件進行科學裝訂、編號、編目，確保檔案質量。
三是加強保密工作，保障檔案安全。將保密要求貫穿到機構編制檔案工作全過程，制定《縣委編辦保密工作暫行規定》，明確機構編制工作秘密事項范圍、知悉范圍及公開方式，進一步提高涉密文件制發和存檔規范性。堅持密級檔案實體與文書檔案同步歸檔，實行專人負責、專門登記、專柜存放，加強涉密檔案復制、借閱管理，落細落實領導審批和臺賬登記程序，確保涉密檔案管理安全可靠。
